○茨城西南地方広域市町村圏事務組合文書事務規程
平成30年1月19日
訓令第1号
茨城西南地方広域市町村圏事務組合文書事務規程(昭和46年規程第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の処理(第9条―第16条)
第3章 文書の施行(第17条―第20条)
第4章 文書の整理及び保管(第21条―第27条)
第5章 文書の保存及び廃棄(第28条―第37条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書事務の適正、かつ、円滑な執行を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 事務局、利根老人ホーム、消防本部の課並びに消防署及び分署をいう。
(2) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。
(3) 文書 主務課の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該主務課の職員が組織的に用いるものとして、当該主務課が保有しているものをいう。
(4) 起案文書 起案した文書で決裁前のものをいう。
(5) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。
(6) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において、主務課で管理することをいう。
(7) 保存 保管期間が経過した後においても活用することが予想される文書及び証拠として残すべき文書を文書管理主管課が管理することをいう。
(8) 移替え 現年度文書をファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の現年度扱いの引き出しから、前年度扱いの引き出しに移すことをいう。
(9) 引継ぎ 文書を保管から保存に移すことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て適正、かつ、迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにして、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。
2 文書は、行政情報の公開に伴い、住民の利用に役立つように適正に管理しておかなければならない。
3 文書は、個人情報の保護に留意して、適正に管理しておかなければならない。
(文書取扱いの年度)
第4条 文書取扱いに関する年度は、会計年度をもって行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りでない。
(文書管理主管課長の職責)
第5条 事務局次長、利根老人ホーム所長及び消防本部総務課長(以下「文書管理主管課長」という。)は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。
(主務課長の職責)
第6条 主務課長は、常にその課において文書事務が適正、かつ、迅速に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第7条 課に文書主任を置く。
2 文書主任は、主務課長が指名する係長以上の職員又はこれに相当する職にある者とする。
3 文書主任は、課内において次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関すること。
4 主務課長は、文書主任の事務を補佐するため、係ごとに職員を文書担当者として指名する。
5 主務課長は、文書主任及び文書担当者(以下「文書主任等」という。)について、毎年4月末日までに文書管理主管課長に報告するものとする。ただし、文書主任等を年度途中において変更したときは、速やかに報告するものとする。
(文書主任会議)
第8条 文書管理主管課長は、必要があると認めるときは、文書主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
第2章 文書の処理
(収受)
第9条 課に到達した文書は、原則として、開封しないで、その所管に属する課に配布するものとする。
2 2以上の課に関係する文書は、その関係の最も深いと認められる課に配布するものとする。
3 郵便料金の未納又は不足の文書又は物品が到着したときは、文書管理主管課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
(主務課における文書の収受)
第10条 文書主任は、前条の規定により主務課に配布された文書及び直接主務課に到着した文書を収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(2) 担当係員は、文書の配布を受けたときは、速やかに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(3) 親展文書は、開封しないで名あて人に配布するものとする。
(4) 書留郵便物は、書留簿(様式第3号)に必要な事項を記載するものとする。
(5) 刊行物、ポスター及びこれらに類する文書は、第1号の規定にかかわらず、文書受付簿の記載を省略することができる。
(6) 文書受付簿及び書留簿の番号は、年度ごとの一連番号とする。
(文書の転送及び返付)
第11条 第9条の規定により配布された文書の中に当該課の所管に属さないものがある場合において、転送すべき課が明らかなもの(書留郵便物は除く。)は、直ちに転送し、転送すべき課が明らかでないもの及び書留郵便物は、文書管理主管課長がその取扱い又は配布すべき課を指示するものとする。
(電子文書の処理)
第12条 電子文書の受信は、電気通信回線を利用して行うものとする。
2 文書主任は、電子文書を受信したときは、直ちにこれを開封するものとする。この場合において、当該課において処理することが不適当であると認めるときは、最も適当であると認める課に当該電子文書を転送しなければならない。
(起案)
第13条 起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、次に掲げる起案については、この限りでない。
(1) 定例又は軽易な起案
(2) 照会等で当該文書の余白で処理できる起案
2 事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁権者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。
(起案文書の回議及び決裁)
第14条 起案文書は、起案者から順次、茨城西南地方広域市町村圏事務組合事務決裁規程(平成18年規程第3号。以下「事務決裁規程」という。)に規定する決裁権者に回議し、その決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、重要、又は急を要する文書は、課長その他の責任者が携帯して回議し、決裁を受けなければならない。
(合議)
第15条 起案の内容が、他の課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課長等に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、相互に協議して調整するものとし、なお調整がつかない場合は、意見を付しておかなければならない。
(回議及び合議に当たっての注意事項)
第16条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、速やかに完了するように努めなければならない。
2 事務決裁規程により代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代決」と記入して押印し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。
3 回議又は合議の結果、起案の内容について重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、起案者又は主務課長は、回議先又は合議先にその旨を通知しなければならない。
第3章 文書の施行
(公印の押印)
第17条 起案者(主務課の職員を含む。)は、文書(図画、電磁的記録を除く。以下この条及び第33条において同じ。)を施行しようとするときは、茨城西南地方広域市町村圏事務組合公印規則(昭和46年規則第3号)の定めるところにより、発送する文書に決裁文書を添えて公印の管理者に提示し、その承認を得たうえ、所定の箇所に公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、庁内文書又は定例若しくは軽易な文書については、この限りでない。
(文書番号及び記号)
第18条 文書には、次に定めるところにより文書番号を付するものとする。ただし、軽易なもの又は契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。
(1) 普通文書にあっては、主務課ごとに文書件名簿(様式第5号)により、年度ごとに一連番号を付する。
(2) 進達文書にあっては、文書主管課に備付けの進達簿(様式第6号)に記載のうえ収受印を押し、収受印の下に「経由」と記し、年度により番号を付する。
(3) 証明書の交付については、主務課に備付けの諸証明交付簿(様式第7号)に記載のうえ、年度により番号を付し、交付するものとする。
(4) 令達文書(指令に限る。)の交付については、別に定めがあるものを除くほか、主務課に備付けの令達簿(指令)(様式第8号)に記載のうえ、年度により指令番号を付し、交付するものとする。
(5) 令達文書(指令を除く。)にあっては、文書主管課に備付けの令達簿(様式第9号)に記載のうえ、年度により番号を付する。
(6) 告示を要する文書等を作成したときは、事務局に備付けの告示簿(様式第10号)に記載のうえ、年度により番号を付する。
(7) 同一の事案に係る往復文書は、完結するまで同一番号を用い、各文書は、枝番により区分する。
名称 | 記号 |
事務局 | 茨西南組 |
利根老人ホーム | 茨西南利 |
消防本部総務課 | 茨西南総 |
消防本部企画課 | 茨西南企 |
消防本部消防救助課 | 茨西南消 |
消防本部救急課 | 茨西南急 |
消防本部予防課 | 茨西南予 |
古河消防署 | 茨西南古 |
下妻消防署 | 茨西南下 |
坂東消防署 | 茨西南坂 |
(発信者名)
第19条 文書を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、管理者名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、課長名その他文書管理主管課長が定める者を用いることができる。
(文書の発送)
第20条 文書の発送は、主務課において行うものとする。
第4章 文書の整理及び保管
(文書の保管単位)
第21条 文書の保管は、課を単位(以下「保管単位」という。)として行う。
(文書の整理及び保管の原則)
第22条 主務課長は、事案処理の終了した文書(保存期間が1年未満のもの、かつ、軽易な通知、回答、案内状等の文書であって、後日参照の必要のないものを除く。以下同じ。)を次に定めるところにより、遅滞なく、整理し、ファイリングしなければならない。
(1) 第29条の保存年限とすること。
(2) 会計年度を単位とすること。
(3) 第24条に定める個別フォルダーを使用すること。
(文書の整理及び保管の方法)
第23条 文書の整理及び保管については、キャビネットにより行うものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、保管庫等それに適した用具を使用することができる。
(使用する用具)
第24条 ファイリングに使用する用具は、次に定めるところによる。
(1) 個別フォルダー 1件ごとに区分した文書をキャビネットに収納するために用いる。
(2) 懸案フォルダー 当日中に処理の済まなかった文書を一時収納するために用いる。
(3) ガイド 文書の分類の構成及び配列の状態を示すとともに、個別フォルダーを検索しやすいように区分するために用いる。
2 文書主任は、ファイル基準表に記載する個別フォルダー名について、当該個別フォルダー名を記載することにより茨城西南地方広域市町村圏事務組合情報公開条例(平成29年条例第3号)に規定する非公開情報又は茨城西南地方広域市町村圏事務組合個人情報保護条例(平成29年条例第4号)に規定する非開示情報に該当すると認める場合は、当該個別フォルダー名を明示しないものとする。この場合における個別フォルダー名は、文書管理主管課長が定める方法により明示するものとする。
3 文書主任は、第1項の場合においてキャビネットに収納することが不適当な文書についてもファイル基準表に記載するものとする。
4 文書主任は、毎年度、3月31日現在のファイル基準表総括表及びファイル基準表を作成し、翌々年度の4月15日までに、文書管理主管課長に2部提出するものとする。
5 文書主任は、ファイル基準表の提出後、当該記載事項に変更が生じた場合は、その旨を文書管理主管課長に報告し、必要な措置を執らなければならない。
6 第4項のファイル基準表総括表及びファイル基準表は、情報公開等受付窓口において、一般の閲覧に供するものとする。
(保管文書の点検及び整理)
第26条 文書主任等は、毎月末に主務課における保管文書の点検及び整理を行わなければならない。
(文書の引継ぎ及び移替え)
第27条 主務課長は、保管期間経過後保存を要する文書について、次に定めるところにより、文書管理主管課長に引き継がなければならない。
(1) ファイル基準表に記載された保存年限別に文書をフォルダーのまま文書保存箱に収納する。
(2) 文書保存箱に文書の完結した年度、保存年限及び課整理番号を記載する。
(3) 文書保存引継表(様式第13号)を作成し、文書保存箱とともに文書管理主管課長に提出する。
2 文書の移替えは、前項の引継ぎ完了後、直ちに行うものとする。
3 年度にかかわりなく使用する文書及び一定期間継続する事業等の文書で、単年度で区分することが不適当な文書については、移替えを行わず現年度扱いとする。
4 前項に規定する移替えを行わない文書については、個別フォルダーの所定の箇所に「継」の表示をする。
第5章 文書の保存及び廃棄
(文書の保存)
第28条 文書の保存は、文書管理主管課において行う。ただし、文書管理主管課がない消防署及び分署においては、当該消防署及び分署において行うものとする。
(保存年限)
第29条 文書は、次の表のとおりとする。
保存年限 |
永年 |
10年 |
5年 |
3年 |
1年 |
2 文書の保存年限は、別表に定める基準に基づき主務課長が定めるものとする。
(保存年限の起算)
第30条 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。
(文書の保存方法)
第31条 文書管理主管課長は、第27条第1項の規定により引継ぎを受けた文書保存箱に番号を付し、書庫へ収納するものとする。
2 文書管理主管課長は、前項に規定する番号を主務課に通知するものとする。この場合において、主務課の文書主任は、文書保存引継表に当該番号を転記するものとする。
(保存文書の貸出し等)
第32条 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(様式第14号)に記載し、文書管理主管課長の許可を受けなければならない。
2 貸出しを受けた保存文書は、転貸、抜き取り、取替え、改ざん等をしてはならない。
(完結文書の廃棄)
第33条 主務課長は、完結文書について保管又は引継ぎの必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。
(保存文書の廃棄)
第34条 文書管理主管課長は、保存年限を経過した文書について、主務課長と協議のうえ、ファイル基準表に廃棄年月日を記載し、これを廃棄するものとする。
2 主務課長は、保存年限を経過した文書について前項の規定による協議の結果、引き続き保存する必要があると認めるときは、保存期間を延長することができる。この場合において、主務課長は、その旨及び延長する保存期間を文書管理主管課長に申し出るものとする。
3 文書管理主管課長は、保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、主務課長と協議のうえ、保存の適否を決定するものとする。
(保存文書の廃棄の例外)
第35条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる場合については、その区分に応じてそれぞれ定める間、保存するものとする。
(1) 茨城西南地方広域市町村圏事務組合情報公開条例に基づく行政情報の公開請求、茨城西南地方広域市町村圏事務組合個人情報保護条例に基づく個人情報の開示請求その他法令又は条例の規定に基づく請求が行われている場合は、事務の遂行上必要がある間
(2) 係争中の争訟に係るものである場合は、事務の遂行上必要がある間
(3) 現に監査、検査等の対象となっているものである場合は、当該監査、検査等が終了するまでの間
(廃棄の方法)
第36条 文書の廃棄は、他に利用されることのないように、焼却、裁断等適切な方法により行わなければならない。
(委任)
第37条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
付則
1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
2 改正後の茨城西南地方広域市町村圏事務組合文書事務規程の規定は、この訓令の施行日以後に起案した文書について適用し、同日前に起案した文書については、なお従前の例による。
付則(平成30年訓令第6号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第29条関係)
〈保存年限〉
永年保存 | 1 | 組合議会の議決書及び議事録 |
2 | 条例、規則、訓令その他の例規の制定及び改廃に関する原義及び関係文書 | |
3 | 進達、賞罰、身分等の人事に関する文書 | |
4 | 退職手当、公務災害補償等に関する文書 | |
5 | 褒章に関する文書 | |
6 | 不服の申立て、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 | |
7 | 調査及び統計、組合史の資料となる特に重要な文書 | |
8 | 事務引継ぎに関する重要な文書 | |
9 | 財産及び組合債に関する文書 | |
10 | 工事に関する文書のうち特に重要なもの | |
11 | 歳入歳出予算書及び決算書 | |
12 | 上級官公署からの令達、通知、その他往復文書で重要なもの | |
13 | 原簿、台帳等で特に重要な文書 | |
14 | その他永久保存を必要と認める文書 | |
10年保存 | 1 | 重要な事業の計画に関する文書 |
2 | 統計に関する文書のうち行政執行上必要となるもの | |
3 | 陳情に関する文書 | |
4 | 工事に関する文書のうち重要なもの | |
5 | その他10年保存を必要と認める文書 | |
5年保存 | 1 | 金銭の出納に関する文書 |
2 | 工事に関する文書のうち軽易なもの | |
3 | 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で重要なもの | |
4 | その他5年保存を必要と認める文書 | |
3年保存 | 1 | 定例的な業務報告に関するもの |
2 | 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの | |
3 | 職員の諸願届で重要でないもの | |
4 | 予算、決算又は出納に関する文書で軽易なもの | |
5 | その他3年保存を必要と認める文書 | |
1年保存 | 1 | 事業主管課から配布等を受けた共通文書 |
2 | 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で特に軽易なもの | |
3 | その他1年保存を必要と認める文書 |
注) 保存する文書は、全て原本のみとする。
